Administration Assistant cynorthwyydd Gweinyddol

**Administration Assistant**

**Location**:Pontypridd (hybrid working, 1 - 2 days per week in the office)

**Equal Opportunities**

At Transport for Wales (TfW) we value diversity. It makes us stronger, helps us understand our customers better, make better decisions and be more innovative. Everyone’s different and has their own perspective so we’re building a diverse team that mirrors the communities we serve. Through this we’re determined to be one of Wales' leading inclusive employers. We’re creating an inclusive transport network that everyone in Wales can be proud of.

**Introduction**

An exciting opportunity to join TfW as an Administration Assistant to provide administrative support across the organisation, as part of the Finance, Governance & Corporate Services directorate with day-to-day admin tasks to ensure the efficient operation of the business.

**Role responsibilities**

You’ll be responsible for co-ordination of operational management meetings for Transport Planning & Development including facilitation of the meeting, minute taking and managing attendees to ensure the events are both organised and productive. Provide general administrative support, co-ordinating meetings and any other administrative task as required to support the delivery of an effective service.

You'll provide secretariat duties for formal meetings involving Transport Planning & Development with Welsh Government, local authorities, other relevant stakeholders to ensure meetings and agreed follow up activities are captured accurately to highlight the appropriate actions, and other areas across the organisation.

You'll be responsible for supporting the production and co-ordination of Transport Planning & Development presentations for wider TfW audience, organising the presentation and facilitating the sessions to ensure TfW employees are kept informed of relevant directorate activities.

**Who we are looking for**

**You’ll need to have**:

- Experience of using a range of Microsoft Office software and proficient and accurate in data entry.
- Demonstrable time management, organisational skills and good attention to detail with the ability to manage competing priorities.

**Benefits**:

- 8% employer pension with NEST
- 28 days holiday (excluding bank holidays)
- Free travel across the TfW Rail network
- 4x death in service
- Employee Assistance Programme
- Flexible benefits (Including Electric Car Lease Scheme and Cycle to Work Schemes)

**Who we are**

Transport for Wales (TfW) is the not-for-profit company driving forward the Welsh Government’s vision of a high-quality, safe, integrated, affordable and accessible transport network in Wales. Our mission is to ‘Keep Wales Moving’ by providing customer-focused service, expert advice and infrastructure investment.

**Welsh Language Skills**

The ability to speak Welsh would be a plus but is not essential for this role.

**Cynorthwyydd Gweinyddol**

**Lleoliad**:Pontypridd (gweithio hybrid, 1-2 ddiwrnod yr wythnos yn y swyddfa)

**Cyfle Cyfartal**

Mae Trafnidiaeth Cymru (TrC) yn gwerthfawrogi amrywiaeth. Mae’n ein gwneud yn gryfach, yn ein helpu i ddeall ein cwsmeriaid yn well, yn ein helpu i wneud penderfyniadau gwell ac yn ein helpu i fod yn fwy arloesol. Mae pawb yn wahanol ac mae gan bawb eu safbwynt eu hunain felly rydyn ni’n creu tîm amrywiol sy’n adlewyrchu’r cymunedau rydyn ni’n eu gwasanaethu. Drwy wneud hyn, rydyn ni’n benderfynol o fod yn un o gyflogwyr mwyaf cynhwysol Cymru. Rydyn ni’n creu rhwydwaith trafnidiaeth cynhwysol y gall pawb yng Nghymru fod yn falch ohono.

**Cyflwyniad**

Cyfle gwych i ymuno â TrC fel Cynorthwyydd Gweinyddol i ddarparu cymorth gweinyddol ar draws y sefydliad, fel rhan o’r gyfarwyddiaeth Cyllid, Llywodraethu a Gwasanaethau Corfforaethol gyda thasgau gweinyddol o ddydd i ddydd i sicrhau bod y busnes yn gweithredu’n effeithlon.

**Cyfrifoldebau’r rôl**

Byddwch yn gyfrifol am gydlynu cyfarfodydd rheoli gweithredol ar gyfer Cynllunio a Datblygu Trafnidiaeth, gan gynnwys hwyluso'r cyfarfod, cymryd cofnodion a rheoli'r rhai sy'n mynychu i sicrhau bod y digwyddiadau'n drefnus ac yn gynhyrchiol. Darparu cefnogaeth weinyddol gyffredinol, cydlynu cyfarfodydd ac unrhyw dasgau gweinyddol eraill yn ôl yr angen i gefnogi’r gwaith o ddarparu gwasanaeth effeithiol.

Byddwch yn darparu dyletswyddau ysgrifenyddiaeth ar gyfer cyfarfodydd ffurfiol sy’n cynnwys Cynllunio a Datblygu Trafnidiaeth gyda Llywodraeth Cymru, awdurdodau lleol a rhanddeiliaid perthnasol eraill i sicrhau bod cyfarfodydd a gweithgareddau dilynol y cytunwyd arnynt yn cael eu cofnodi’n gywir i dynnu sylw at y camau gweithredu priodol, a meysydd eraill ar draws y sefydliad.

Byddwch yn gyfrifol am gefnogi’r gwaith o gynhyrchu a chydlynu cyflwyniadau Cynllunio a Datblygu Trafnidiaeth ar gyfer cynulleidfa ehangach TrC, trefnu’r cyflwyniad a hwyluso’r sesiynau i sicrhau bod gweithwyr TrC yn cael gwybod am weithgareddau perthnasol y gyf