Ubicación: NICHD

Horas Semanales: Tiempo Completo: 30-40 horas por semana

Resumen y Objetivos del Puesto:

El contratista proporcionará servicios de apoyo de manera independiente para cumplir con los objetivos operativos generales del Instituto Nacional de Salud Infantil y Desarrollo Humano Eunice Kennedy Shriver. El objetivo principal es ofrecer servicios y entregables a través de la ejecución de tareas de apoyo.

Educación Mínima: Asociados

Tarifa de Pago: $40 por hora en W2

Certificaciones y Licencias:

• La educación mínima requerida es un Máster.

Habilidades (Clasificadas por Prioridad):

1. Minutas de reuniones/informes resumidos
2. Apoyo a nivel ejecutivo
3. Excelentes habilidades de comunicación e interpersonales
4. Coordinación de reuniones
5. Gestión de calendarios
6. Programación

Software:

• SharePoint
• MS Office
• Concur
• Outlook
• ITAS (se puede enseñar después de la incorporación)

Campo de Estudio:

• Educación General

Detalles de la Declaración de Trabajo:

Proporciona la experiencia ejecutiva necesaria para coordinar, mejorar y supervisar el funcionamiento general de la oficina.

• Coordina las operaciones diarias de la oficina, incluyendo la resolución de problemas y la priorización de tareas.
• Diseña y coordina sistemas de comunicación entre el personal para facilitar el flujo eficiente de información relacionada con proyectos y actividades.
• Recopila y analiza información sobre procesos y programas; prepara informes, cartas y otros documentos para revisión y aportes.
• Realiza recomendaciones para resolver problemas que surjan.
• Proporciona apoyo administrativo de alto nivel dentro de la rama.
• Participa en actividades de desarrollo que involucran estudios y análisis de operaciones administrativas internas.
• Recopila, compila y evalúa datos para objetivos de gestión del rendimiento; implementa soluciones para mejorar continuamente los procesos de negocio.
• Proporciona orientación en el desarrollo de componentes de planes a corto y largo plazo para los planes estratégicos de la organización.
• Gestiona el calendario de los ejecutivos y se encarga de programar reuniones.
• Responde llamadas y toma mensajes.
• Proporciona apoyo administrativo durante las reuniones, incluyendo la organización de presentaciones audiovisuales y la toma de actas.
• Elabora informes y presentaciones para reuniones según sea necesario.
• Gestiona y prepara respuestas a una variedad de correspondencia interna y externa.
• Crea, formatea y edita hojas de cálculo, presentaciones y gráficos.
• Asiste en la búsqueda de archivos electrónicos y documentos históricos.
• Analiza prioridades organizacionales y proporciona una amplia gama de servicios de enlace para apoyar el programa.
• Define metas para abordar problemas importantes y recomienda un curso de acción.
• Utiliza habilidades analíticas cualitativas y cuantitativas para evaluar y mejorar la efectividad de las operaciones del programa.
• Investiga y analiza problemas complejos del programa y desarrolla recomendaciones.

Coordina y mantiene un sistema de seguimiento preciso de todas las actividades.

• Programa y mantiene un sistema de seguimiento para todas las actividades.
• Coordina actividades interoficinas; informa al personal sobre problemas para que se tomen las acciones adecuadas.
• Mantiene al gobierno informado sobre todos los compromisos a través del mantenimiento del calendario diario.
• Mantiene bases de datos para el seguimiento y análisis de todas las actividades.

Se mantiene al tanto de las regulaciones, políticas y procedimientos actuales.

• Revisa y resume el contenido de materiales entrantes.
• Coordina la nueva información con fuentes de oficina; destaca partes importantes o conflictos.
• Se mantiene al tanto de las regulaciones y actualiza al personal sobre información relevante.

Planifica y completa varios proyectos especiales.

• Organiza artículos científicos y materiales.
• Planifica y completa diversos proyectos especiales.
• Investiga información solicitada y proporciona dicha información; mantiene el estado de los proyectos.
• Realiza una variedad de tareas de apoyo especializadas de manera continua y ad hoc.

Coordina conferencias y reuniones, realiza arreglos de viaje y mantiene calendarios complejos.

• Coordina reuniones, llamadas de conferencia, seminarios y talleres para el personal.
• Actualiza y mantiene calendarios compartidos; reorganiza el calendario según sea necesario.
• Establece y prioriza reuniones y citas.
• Contacta a los participantes y les notifica sobre los temas a discutir.
• Prepara agendas, materiales de fondo y ayuda en la creación de presentaciones.
• Después de las reuniones, revisa las notas para acciones de seguimiento y distribuye las actas.

Actualiza bases de datos y hojas de cálculo y crea informes para la dirección.

• Crea resúmenes e informes basados en la información recopilada.
• Actualiza y mantiene la lista de personal y directorios telefónicos.
• Desarrolla y/o completa formularios y prepara para las firmas del personal.
• Desarrolla, mantiene y actualiza hojas de cálculo para proyectos en curso.
• Analiza y evalúa la efectividad de programas o operaciones en relación con los objetivos establecidos.

Mantiene inventarios e inicia solicitudes de compra.

• Mantiene registros de oficina, incluyendo procedimientos de adquisición y reembolso.
• Supervisa el inventario de suministros de oficina.
• Prepara solicitudes de compra y justificaciones necesarias.